Evaluación de la idoneidad de los accionistas, la gerencia y los empleados para garantizar el cumplimiento de la cultura y proteger su institución.

Basado en estos pilares: Ética, Reputación, Prevención de Lavado de Activos y Experiencia.

El buen gobierno corporativo requiere la existencia de transparencia, como elemento esencial, para la exposición de información al regulador y a terceros. Además, una comunicación efectiva dentro de la entidad y externamente; medición contable adecuada; y responsabilidad por acciones medibles en sostenibilidad corporativa.

El compromiso real con la implementación de un programa AML/FT es esencial, ya que no es suficiente con la apariencia de un programa y tener un documento escrito que contenga las políticas. Es necesario que los accionistas, el directorio y la alta dirección sean idóneos para el trabajo, demuestren su idoneidad a través de sus acciones deseadas para ser modeladas en la empresa, que deben ser difundidas en un efecto en cascada por la alta dirección hacia el resto de los empleados. De esta forma, el accionista y la junta asumen su responsabilidad fiduciaria, y la empresa está en mejores condiciones de transmitir la intención al personal y a los colaboradores externos.

Este documento técnico ofrecerá un marco que permitirá a los auditores comprender mejor la importancia dada desde arriba por las regulaciones de la cultura de cumplimiento; la necesidad de la idoneidad de los accionistas y miembros de la junta para garantizar un comportamiento ético y que las organizaciones no estén estructuradas como facilitadores de mala conducta corporativa con respecto a asuntos AML/FT; aplicar los pilares de idoneidad para evaluar el compromiso de la junta y la alta dirección, tanto individual como colectivamente, para evaluar cualquier falla, deficiencia y riesgo sistémico.

Introducción

Una evaluación de la idoneidad de los accionistas, los miembros de la junta y la alta gerencia es esencial para garantizar y mantener una cultura ética, asegurar que la compañía se dirija en la dirección correcta y cumpla con las regulaciones, a fin de evitar riesgos AML/FT, riesgos operativos, riesgos de conducta, conflictos de intereses y dilemas éticos.

La cultura de cumplimiento también se enfatiza en el Manual de Pautas de Sentencias Federales de EE. UU. cuando tiene en cuenta si la empresa tiene un programa efectivo de cumplimiento y ética para considerar los factores atenuantes al imponer un castigo. Esto está vinculado al compromiso de las empresas con la promoción de una cultura organizacional que fomente la conducta ética y el compromiso con el cumplimiento de la ley.

En consecuencia, la evaluación de la idoneidad de los accionistas, los miembros de la junta y la alta dirección es necesaria para garantizar una cultura coherente de cumplimiento positivo que permita gestionar eficazmente los riesgos AML/FT. Esto garantizará el cumplimiento de su responsabilidad fiduciaria con las partes interesadas de la compañía y garantizará que no respalden ni permitan las travesuras corporativas. 

Cumplimiento y Regulación

Las convenciones y normas internacionales han enfatizado el tema de la transparencia y la integridad en asuntos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, corrupción, soborno, entre otros delitos transnacionales. La Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción alienta a los Estados miembros a demostrar los principios del funcionamiento de un estado de derecho, como la integridad, la transparencia y la rendición de cuentas.

Las normas mundiales como las Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera (GAFI) contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo aumentan la transparencia y permiten a los países tomar medidas con éxito contra el uso ilícito de su sistema financiero. Específicamente, la Recomendación No. 18 exige un programa AML/FT que tenga en cuenta las políticas, los procedimientos y los controles para un procedimiento de evaluación adecuado que garantice altos estándares al contratar empleados, y esto incluye a los miembros de la junta. Específicamente, la Recomendación No. 18 exige un programa AML/FT que tenga en cuenta las políticas, los procedimientos y los controles para un procedimiento de evaluación adecuado que garantice altos estándares al contratar empleados, y esto incluye a los miembros de la junta.

Los Principios de Gobierno Corporativo emitidos por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) establecen que existe la necesidad de un "marco de gobierno corporativo, que debe estipular los lineamientos estratégicos de la compañía, el control de gestión efectivo por parte de la junta y la responsabilidad del junta directiva de la empresa y sus accionistas."

Este gobierno corporativo debe incorporarse al marco de control interno, el código de ética, la gestión de riesgos y cumplimiento, las políticas y procedimientos, y la auditoría. El mismo requisito, con respecto al código de ética y el programa de cumplimiento, lo hacen las Naciones Unidas a través de su Convención contra la Corrupción, así como la OCDE en su Convención contra el Soborno.

La Junta de Estabilidad Financiera (FSB) ha subrayado el papel fundamental de la junta y los comités de riesgo de la junta en el fortalecimiento de la gobernanza de riesgos de un banco. Esto incluye una mayor participación en la evaluación y promoción de una fuerte cultura de riesgo en la organización; establecer el apetito de riesgo de la organización y transmitirlo a través de la declaración de apetito de riesgo (RAS); y supervisar la implementación de la administración del apetito por el riesgo y el marco general de gobierno.

El Comité de Basilea también apunta y se enfoca en las prácticas de la junta en los bancos, basadas en valores y cultura corporativa, así como en la composición de la junta. El Principio 1 establece que el directorio tiene la responsabilidad general del banco, incluida la aprobación y supervisión de la implementación por parte de la gerencia de los objetivos estratégicos, el marco de gobierno y la cultura corporativa del banco. Para llevar a cabo esta responsabilidad general, los miembros de la junta deben ejercer su "deber de cuidado" y el "deber de lealtad”. En consecuencia, la junta directiva debe desempeñar un papel principal en el establecimiento de la cultura y los valores corporativos del banco; [...] supervisar la adhesión del banco al RAS, la política de riesgo y los límites de riesgo; aprobar el enfoque y supervisar la implementación de políticas clave relacionadas con el proceso de evaluación de adecuación de capital del banco, planes de capital y liquidez, políticas y obligaciones de cumplimiento y el sistema de control interno.

Con respecto a la composición de la junta, específicamente el Comité de Basilea indica que los miembros deben estar y seguir calificados, individual y colectivamente, para sus puestos, y por lo tanto deben ser idóneos para llevar a cabo sus responsabilidades.

Las regulaciones que tienen un alcance territorial adicional, como las de los Estados Unidos de América, como la Ley de Secreto Bancario, asignan a la junta la responsabilidad de supervisar la implementación y el programa AML/FT, que la compañía tenga recursos suficientes (humanos y tecnológicos), recibe capacitación adecuada y es probado/evaluado por una parte independiente y competente.

Esta es la razón por la cual el Manual de Examen BSA/AML de FFIEC indica que la junta directiva, actuando a través de la alta gerencia, es en última instancia responsable de garantizar que el banco mantenga una estructura de control interno BSA/AML efectiva, incluyendo el monitoreo y reporte de actividades sospechosas. La junta directiva y la gerencia deben crear una cultura de cumplimiento para garantizar la adhesión del personal a las políticas, procedimientos y procesos BSA/AML del banco.

La cultura de cumplimiento también se enfatiza en el Manual de Pautas de Sentencias Federales de los EE. UU. cuando tiene en cuenta si la empresa tiene un programa efectivo de cumplimiento y ética para considerar factores atenuantes al imponer sanciones. Esto está relacionado con el compromiso de las empresas con la promoción de una cultura organizacional que fomente la conducta ética y el compromiso con el cumplimiento de la ley.

Gobierno Corporativo y Responsabilidad Fiduciaria de los Accionistas, Junta y Gerencia

1. Promoción de Cultura de Cumplimiento y Ética

El buen gobierno corporativo requiere la existencia de transparencia, como elemento esencial, para la exposición de información al regulador y a terceros. Además, una comunicación efectiva dentro de la entidad y externamente; medición contable adecuada; y responsabilidad por acciones medibles en sostenibilidad corporativa.

Para que una empresa sobreviva y se destaque hoy en día, es esencial evolucionar hacia una cultura de ética y cumplimiento basada en la convicción de lograr la visión y la misión diagramadas por los accionistas, basadas en los valores de la empresa.

Como lo indicó el Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN, que es la Unidad de Inteligencia Financiera de los EEUU) en su Aviso sobre la Promoción de una Cultura de Cumplimiento, la interactividad del liderazgo es esencial para promover: i) la participación y el compromiso para que sea visible e influya en la actitud de los empleados para establecer el tono en la parte superior (“tone at the top”) y en el medio (“tone at the middle”); ii) que el cumplimiento no se vea comprometido por intereses de ingresos; iii) intercambio de información con el personal de cumplimiento; iv) se asignen recursos suficientes para los esfuerzos AML; v) pruebas independientes efectivas; y vi) reconocer y comprender el propósito de los esfuerzos AML y su impacto.

Esto es vital porque obliga a la transparencia, la rendición de cuentas y la responsabilidad corporativa, y así los errores puedan evitados o minimizados por parte de los ejecutivos, gerentes y/o directores de la junta; errores que podrían tener un impacto negativo en la credibilidad de una organización y disminuir la capacidad de realizar negocios. Lo cual puede terminar en la quiebra de una empresa y, en consecuencia, dejar a muchas personas sin trabajo, e inclusive afectar la economía de un país o de todo el mundo. Como los eventos que ocurrieron durante la debacle económica del 2008-2009.

Es importante tener claro que el programa de cumplimiento es una responsabilidad de toda la empresa, comenzando por la junta directiva. Si bien la gestión del programa y el enlace con las autoridades competentes recaen en el oficial de cumplimiento, esto no exime de responsabilidad a los miembros de la junta directiva de la compañía ni a sus accionistas.

El compromiso real con la implementación del programa es esencial, ya que no es suficiente con la apariencia de un programa y tener un documento escrito que contenga las políticas. Es necesario demostrarlo a través de las acciones modeladas por el accionista y la junta directiva, que la alta dirección debe difundir en cascada hacia el resto de los empleados. De esta forma, la empresa está en mejores condiciones de transmitir la intención al personal y a los colaboradores externos.

Desde un punto de vista financiero y rentable, tener un programa de cumplimiento implementado de manera adecuada y consistente puede influir positivamente en la gradualidad de las sanciones que pueden imponerse a la empresa. Para aplicar el espectro más bajo de las sanciones, se evalúa la participación u omisión (como la ignorancia deliberada) de los directores o empleados clave.

Del mismo modo, dicha evaluación trataría de determinar si la falta de compromiso puede haber resultado en un "cumplimiento de papel", por lo que la empresa declara que tiene políticas, pero que de ninguna manera contemplan procesos internos y no son operativos, lo que significa que no reflejan la realidad interna de la empresa. O en un programa de "cumplo y miento" donde las políticas, existen pero no se implementan o ejecutan durante el año, y la operación solo se activa cuando llegan los períodos de inspección o auditorías reguladoras, creando situaciones de distorsión, irregularidades e inconsistencias que en el largo plazo amenazan la propia seguridad de la empresa.

En ambos enfoques de la "estrategia" de cumplimiento, podría deberse a que la organización está mintiendo o reteniendo información al organismo de supervisión o la autoridad competente con el consentimiento de la alta gerencia (tal vez por instrucción de ciertos miembros de la junta) y las áreas de control interno; o está estableciendo procesos paralelos con la participación única de un círculo compuesto por miembros de la junta y la alta gerencia, para no alertar a las áreas de control interno que tienen la responsabilidad de hacer los informes correspondientes a la unidad de inteligencia financiera -UIF o unidad de análisis financiero -UAF, o al cuerpo de supervisión.

Esto también es importante no solo para cuestiones de antilavado sino también para cumplir con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA por sus siglas en inglés) de los EEUU, que también tiene un alcance extraterritorial. La FCPA eleva el compromiso de la empresa, ya que la mera presencia de un accionista o miembro de la junta que es ciudadano estadounidense convierte a la empresa extranjera en un blanco de las sanciones de la FCPA. Como tal, la junta tiene la responsabilidad fiduciaria de actuar en consecuencia y cumplir con la ley para representar un comportamiento que será modelado por la alta dirección y el resto de los empleados para implementar y mantener una cultura ética y de cumplimiento, imponiendo un régimen interno de consecuencia cuando se violan las políticas y procedimientos internos o se omiten los controles internos.

Las autoridades tienen en cuenta estos aspectos al analizar las sanciones que se impondrán, tal como se indica en la Ley de Reforma de Sentencias y Modificación: Pautas Federales de Sentencias para Organizaciones (Sentencing Reform Act and Modification: Federal Sentencing Guidelines for Organizations en inglés), ampliando la responsabilidad corporativa a los accionistas.

Al final, el incumplimiento de estas regulaciones irá en detrimento de la compañía con sanciones desde bastante altas a extremadamente altas que pueden incluir la suspensión de la licencia para operar o la disolución de la compañía. Esto, además del impacto en la reputación, cuyo costo es muy difícil de determinar, especialmente porque ahora vivimos en una época en que los clientes son más exigentes con las empresas con las que se relacionan y mantienen fidelidad. Aquí nuevamente la importancia de asumir responsablemente el compromiso fiduciario de los accionistas, miembros de la junta y ejecutivos con la organización, sus empleados, clientes y otras partes interesadas.

Idoneidad (ética, reputación, PLAFT, experiencia)

Para evitar este tipo de conducta es esencial evaluar la idoneidad de los accionistas, los miembros de la junta, la alta gerencia y el personal clave y de confianza que maneja áreas sensibles y de control interno.

Esta evaluación debe ser realizada por la autoridad competente/organismo regulador, así como una autoevaluación por parte de la organización y una auditoría anual independiente, al reclutar miembros de la junta y personal, teniendo en cuenta un plan de sucesión; y cada vez que haya cambios en los puestos (salidas o promociones), aumentos de capital en la empresa o transferencia de acciones (incluidas fusiones y adquisiciones).

Con respecto a los miembros de la junta y la alta gerencia, la evaluación debe hacerse individualmente y en forma colectiva para evaluar cualquier falla, deficiencia y riesgo sistémico. Al evaluar la idoneidad colectiva de la junta, se debe tener en cuenta lo siguiente: los miembros de la junta deben tener una amplia gama de conocimientos y experiencia en áreas relevantes y tener antecedentes variados para promover la diversidad de opiniones, no excluyendo la equidad de género; tener una comprensión razonable de las fuerzas económicas y de mercado locales, regionales y, si corresponde, globales y del entorno legal y regulatorio; y la actitud de los miembros individuales de la junta debería facilitar la comunicación, la colaboración y el debate crítico en el proceso de toma de decisiones.

Los resultados deben informarse a la junta y a la reunión de accionistas, así como presentarse al comité de auditoría, compartirse con el oficial de cumplimiento, el gerente de recursos humanos y estar disponibles para el regulador cuando se solicite. En caso de cualquier actividad sospechosa o coincidencia con las listas de sanciones, el oficial de cumplimiento debe ser notificado para remitir a la unidad de inteligencia o análisis financiera un reporte de actividad sospechosa (SAR por sus siglas en inglés) o reporte de operación sospechosa (ROS) como es conocido en varios países latinoamericanos.

La evaluación de la idoneidad se basará en cuatro pilares: Ética, Reputación, Prevención de Lavado de Activo y Financiación al Terrorismo - PLAFT (antilavado, origen de los fondos y sanciones), así como Experiencia, para tener una comprensión más completa de los accionistas, miembros de la junta y la alta gerencia a cargo de dirigir y gestionar la empresa. Esto le dará al evaluador una visión general del compromiso de cumplimiento y la idoneidad de los accionistas, el directorio y la alta gerencia para ver si la idoneidad es apropiada o inapropiada.

Esta evaluación se realizará anualmente como un control estándar, así como cuando haya un cambio en la participación de los accionistas, la contribución al capital y la entrada o promoción en el directorio y la alta dirección.

1. Pilar de PLAFT (antilavado, origen de los fondos y sanciones)

Sanciones:

Para garantizar que con sus acciones los accionistas, los miembros de la junta y la alta gerencia no comprometan a la compañía en cuestiones de lavado de activos y financiamiento al/del terrorismo, la evaluación incluirá la verificación de las listas de sanciones fehacientes y reputadas, como el Comité de Seguridad de la ONU, las listas SDN de la OFAC, la lista de la Unión Europea e Interpol. Asimismo, las sentencias judiciales, las querellas o acusaciones por parte del Ministerio Público con respecto a declaraciones de testigos o referencias de testimonios que indiquen comisión de delito y/o de actuaciones al margen del cumplimiento de la ley. La investigación en fuentes confiables de noticias, locales e internacionales, también deben ser parte de la evaluación. Las fuentes confiables de noticias pueden ser periódicos o medios de comunicación (impresos o digitales), y/o periodistas con blogs que el Comité de Cumplimiento ha determinado como respetables y objetivos, citando documentos, investigaciones o juicios emitidos por autoridades (locales o internacionales), organizaciones internacionales como GAFI, OCDE, Banco Mundial, BID, Corte Penal Internacional, Naciones Unidas, entre otras. Cualquier coincidencia real de accionista, miembro de la junta y alta gerencia en las sanciones resultará en una idoneidad inapropiada.

Esta verificación se conservará en formato físico o digital donde se pueda evidenciar la fecha de búsqueda y la fuente, como medio de prueba ante una investigación, inspección regulatoria o auditoría.

Origen de fondos:

La evidencia del origen de fondos para aumentos de capital en la empresa o por transferencia de acciones (incluidas fusiones y adquisiciones), debe presentarse mediante un recibo de transferencia bancaria y una carta bancaria que indique la relación con el cliente (momento de la relación, perfil de transacción); así como evidencia de actividad comercial.

En el caso de entrada o promoción de los miembros de la junta y la alta dirección, la evidencia que se solicitará será la de la fuente de ingresos (empleo anterior, segundo negocio fuera de la compañía, negocio familiar o de cónyuge, inversiones) con documentación soporte y con coherencia.

Toda la documentación recibida debe ser revisada y verificada para gestionar el riesgo de fraude (documentos que pueden ser falsificados); que la información es relevante sobre el marco de tiempo y el comportamiento del mercado. En cuanto a las transferencias y cartas bancarias, la información sobre la reputación de jurisdicción del banco se refiere a la transparencia sobre el beneficiario final y la gestión de los asuntos antilavado/sanciones.

2. Pilar sobre Experiencia: 

La evaluación tomará en consideración la experiencia profesional y la formación que el accionista, los miembros de la junta directiva y la alta gerencia tienen para dirigir y operar la empresa a fin de manejar los riesgos de lavado de activos, financiamiento del/al terrorismo y otros riesgos a los que estará expuesta la empresa. Lo anterior con el fin de garantizar la estabilidad de la empresa y que no se utilice para hacer travesuras o triquiñuelas corporativas o fraudes. 

El la hoja de vida o currículum vitae será la fuente documental para revisar esta información, con el apoyo del departamento de capital humano y del secretario de la junta (para los miembros de junta); así como las bases de datos de centros de estudios y asociaciones especializadas. Una vez más, los documentos deben ser verificados para gestionar el riesgo de fraude (documentos que pueden ser falsificados); y que la información sea relevante en relación con el plazo y el comportamiento del mercado. Cualquier documento falso, falta o deficiencia grave de experiencia en las áreas necesarias para el funcionamiento de la organización, se considerará inapropiado.

3. Pilar sobre Ética:

Esta parte de la evaluación tendrá en cuenta la conducta y el comportamiento de los accionistas, los miembros de la junta y la alta dirección en relación con el cumplimiento del código de ética de la empresa, entre otras.

Para la conducta y el comportamiento interno, el evaluador deberá realizar la evaluación con el apoyo del departamento de capital humano y cumplimiento, revisando cualquier posible escrito, queja o discusión de inconformidad con el Código de Ética. En cuanto al comportamiento externo, la evaluación tendrá en cuenta las declaraciones hechas por los accionistas, los miembros de la junta y la alta dirección con respecto a negocios fuera de la compañía, los negocios e inversiones del cónyuge para detectar cualquier probable mala conducta ética (corrupción, soborno, “gratificaciones” o “comisiones”, obsequios, contratación de familiares, beneficio de contratos) por parte de aquellas empresas o terceros que puedan afectar a los altos ejecutivos de la compañía.

Una evaluación específica para conflictos de interés también debe considerar varios aspectos, que el evaluador deberá tener en cuenta y revisar para dar fe de la efectividad del programa PLAFT. Como:

1. Formalización por escrito de los roles de supervisión de los miembros de la junta y la alta dirección. Verificar que estos ejecutivos reciban informes apropiados sobre la implementación, la actividad del programa y evaluación de la efectividad de estos informes.

2. Comprensión de los procedimientos de divulgación para asegurarse de que sean claros y conocidos para la empresa. Evaluar que las áreas a cargo de la revisión de conflictos de interés tienen suficiente conocimiento del tema e independencia para poder implementar los procedimientos.

3. Verificar si se brinda suficiente capacitación relevante para los riesgos de conflicto de interés (que tienden a ser altos para los de alta gerencia, los miembros de la junta y personal en ciertas funciones sensibles). Además de la capacitación, ¿se refuerza la información a través de otras comunicaciones disponibles para la junta, los gerentes superiores y el personal?

4. Verificar que los canales de denuncia de irregularidades estén disponibles y habilitados. Evaluar el nivel de comodidad que los empleados manifiestan cuando buscan orientación sobre posibles conflictos de intereses. ¿Son las investigaciones realmente independientes? ¿Las violaciones se tratan con suficiente seriedad? ¿La empresa realiza un análisis para medir si se aprendieron las lecciones y si se hicieron mejoras con respecto a fallas significativas?

Lo anterior es necesario ya que el regulador ha confiado a la empresa, así como a los accionistas, el directorio y la alta gerencia, una responsabilidad elevada que los mantiene a un nivel más alto, tanto por acción como por omisión, en el cumplimiento de la ley y las regulaciones, a través de su trabajo preventivo y de gestión implementando el programa de cumplimiento regulatorio y preventivo. Por lo tanto, los miembros de la junta, gerencia y empleados no pueden alegar ignorancia de la ley y los reglamentos.

4. Pilar sobre Reputación:

La conducta pasada también es importante cuando se evalúa la idoneidad, ya que la reputación de la persona tiene incidencia en posibles comportamientos futuros y será de gran interés para el departamento de capital humano y el personal de cumplimiento a fin de evaluar los elementos del diamante del fraude, considerando el riesgo y la ética conductual. Especialmente el aspecto de justificación.

Además, el comportamiento fuera de la empresa, especialmente cómo y con quién realiza negocios que no contradiga las disposiciones sobre conflictos de interés en el código de ética, que pueden surgir en un riesgo de contagio y un posible riesgo de reputación para la empresa.

Técnicas para Evaluar la Idoneidad

La organización puede aplicar diversas técnicas para evaluar la idoneidad de los accionistas, los miembros de la junta y la alta dirección.

a) Se pueden aplicar encuestas, así como pruebas (orales o escritas), para tener una mejor idea de la cultura de cumplimiento de la organización desde arriba. Además de medir qué tan bien el accionista, los miembros de la junta y la alta gerencia entienden el problema, sus responsabilidades individuales y las de la compañía con respecto a las regulaciones y requisitos de los reguladores. Esto será útil al comparar resultados con diferentes áreas, departamentos y comités de la junta. Los resultados se pueden analizar calculando las estadísticas considerando cuántos dieron la misma respuesta, respondieron no sabían, se refirió al personal de cumplimiento como el área responsable. Además, para determinar las fortalezas, debilidades, posibles desviaciones, a fin de derivar los niveles de cumplimiento de los riesgos.

b) Análisis de texto que incluye las actas de la junta y las actas de los comités para evaluar las discusiones, quién participa más o no participa en ninguna, exposición de diferentes puntos de vista y cómo se resuelven, seguimiento de solicitudes o problemas de la alta dirección y otras áreas de la compañía. El análisis incluirá otros textos escritos como informes anuales, manual de AML, código de ética, correos electrónicos, notas, boletines para analizar el contenido y la cadencia retórica que pueden ayudar a medir el nivel, la apertura o el antagonismo del tono en la parte superior. Esto será importante para las minutas del comité de cumplimiento de AML para verificar si el oficial de cumplimiento recibió la orden o se le sugirió no usar cierto lenguaje, no incluir o omitir cierta información, o si el acta fue corregida por otra área (para determinar si hay un cumplimiento paralelo). Esta técnica generará información que puede evidenciar si existen creencias o posiciones dominantes en la junta que influyen o anulan a otros miembros. ¿Los miembros de la junta son marionetas de los accionistas, y solo están allí para cumplir con los requisitos reglamentarios, pero la decisión final es lo que declara el accionista? Esto puede ocurrir principalmente cuando hay un único accionista.   

c) Entrevistas grupales con la junta en su conjunto, miembros de comités que reportan a la junta (especialmente con los secretarios de estos comités o los jefes de departamentos que dirigen y convocan las reuniones del comité), la alta gerencia separada por áreas. Este ejercicio grupal debe promover la intervención de los participantes y la discusión de los temas que se plantean, ya sea a partir de preguntas amplias o estructuradas. Durante las entrevistas, el asesor también deberá observar el comportamiento, las interacciones y el lenguaje corporal. El evaluador registrará las respuestas y las revisará para ver si surge un tema recurrente y emitir conclusiones.

d) Entrevistas individuales realizadas con ejecutivos clave, como el presidente de la junta, los presidentes de los comités de la junta, el CEO, el jefe de departamentos que dirigen y convocan reuniones del comité que reportan a la junta. Con el jefe de departamentos que dirige los comités, el asesor deberá preguntar sobre los casos internos y cómo fueron identificados, informados, manejados y concluidos. Estas entrevistas se realizan igual que las entrevistas grupales.

Riesgos a gestionar para aplicar los pilares de Idoneidad para garantizar la Cultura de Cumplimiento

La evaluación de los accionistas y los miembros de la junta utilizando los pilares de idoneidad, sobre todo enfocado en los pilares de ética y de reputación, asegurará que la compañía pueda implementar y mantener de manera efectivamente una cultura de cumplimiento, como parte de su responsabilidad fiduciaria hacia sus empleados, reguladores y otras partes interesadas. Dicha evaluación ayudará a administrar, al menos, tres riesgos principales que tienen un impacto en los resultados financieros de la empresa:

A) Riesgo operacional

No contar con miembros adecuados en la junta y personal con conocimientos en aspectos técnicos, y/o que no estén bien capacitados, expondrá a la empresa a impactos internos y externos a los cuales no podrá responder de manera adecuada y preventiva.B) Riesgo de Conducta

Los expertos en riesgos operativos dicen que el riesgo de comportamiento puede mitigarse prestando mucha atención a la cultura de cumplimiento y asegurando que los controles básicos existan y se implementen.

En cualquier caso, es esencial que los departamentos de recursos humanos y cumplimiento trabajen juntos para analizar, monitorear y administrar mejor el riesgo de comportamiento.

Las organizaciones deben tener cuidado con los CEO narcisistas que están demasiado centrados en el ego, lo que puede conducir a modelos incorrectos de conductas y entornos corporativos tóxicos. “El Proyecto Genoma del CEO es un estudio de diez años que examinó a miles de CEO en busca de lo que hace a un líder exitoso. Concluye que la imagen tradicional del CEO prototípico como carismático y autocrático está desactualizada y necesita una revisión seria. Los líderes más conscientes son constructores de puentes y creadores de conexiones. Eso incluye la conexión entre los CEO y la alta gerencia, la gerencia y sus equipos, empleados y sus pares. También incluye la conexión entre una marca y su misión, una empresa y sus clientes.”

Riesgo Reputacional

Este aspecto de la evaluación considerará la integridad, la reputación actual y pasada, la competencia, la capacidad y la disposición para ejercer un buen gobierno corporativo dentro de la empresa, así como no estar involucrado en ninguna causa de incompatibilidad, prohibición o conflicto de interés, o tachas de reputación por falta de integridad, ética o relativa al lavado de activos, financiamiento del terrorismo, fraude, soborno, entre otros.

Conclusión

Es importante que dentro de las empresas se promueva una cultura de ética y cumplimiento desde el más alto nivel y se permee de forma equitativa en todos los demás niveles. Esta cultura primero debe ser modelada por los accionistas, los miembros de la junta directiva, la alta gerencia y los altos ejecutivos, asegurando un compromiso real de todos más allá de lo indicado en un documento, declaración o afirmación.

Una evaluación de la idoneidad de los accionistas, los miembros de la junta directiva y la alta dirección basada en los cuatro pilares presentados en este documento es esencial para garantizar y mantener una cultura ética, asegurarse de que la empresa se dirija en la dirección correcta para cumplir con las regulaciones, para prevenir riesgos antilavado/FT, riesgos operativos, riesgos de conducta, conflictos de interés y dilemas éticos.

La transparencia, comunicación abierta y constante, y rendición de cuentas es la clave para mantener una conexión y actuar coherente entre la junta directiva, la alta dirección y la alta gerencia con las áreas de control interno (riesgo, cumplimiento y auditoría). Hacer que la junta directiva y la alta gerencia comprendan los beneficios que se obtendrán en la implementación, gestión y cumplimiento de las leyes, normas y los controles internos alineados con la ética para tratar de evitar o administrar mejor el riesgo legal o regulatorio, el riesgo de lavado de activos y fraude, así como las consiguientes sanciones administrativas y penales.

REFERENCIAS

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Convención Inter-Americana contra la Corrupción emitida por la Organización de Estados Americanos 

Recomendaciones del GAFI y Notas Interpretativas 

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Estados Unidos v. Odebrecht S.A., Expediente No. 16-CR-643 (https://www.justice.gov/criminal-fraud/fcpa/cases/odebrecht-sa)

Claudia Alvarez Troncoso, CAMS, AML/CA, ECGR

Presidente del consejo del Instituto de Gobierno Corporativo y Ética Dominicano (IGCED) y Directora del programa Women in Compliance & Ethics DR (WICE-DR).